FAQ

De Checklist E-factureren is een zelftoets. Het helpt organisaties, zoals die van u, om duidelijk te krijgen waarop u moet letten als u (e-)facturen verzendt of ontvangt. De Checklist E-factureren bestaat op dit moment uit 16 onderwerpen.

Met de Checklist E-factureren voorkomt u valkuilen en ontvangt u praktische tips bij e-factureren in het dagelijks gebruik. En omdat de Checklist E-factureren maximaal 1 A4 aan elk onderwerp wordt besteed, kunt u zich gemakkelijk voorbereiden op het gebruik van e-factureren, of –als u al bezig bent met e-factureren- toetsen hoe u er voor staat.

Dus een duurzame hogere adoptie door middel van de Checklist E-factureren!

De Checklist E-factureren is bedoeld voor elke organisatie die te maken heeft (of krijgt) met het verzenden of het ontvangen van zakelijke of consumenten e-facturen: bedrijven, softwarepakketten, banken, overheidsorganisaties, et cetera.

De Checklist E-factureren is kosteloos beschikbaar.

Geen van uw gegevens worden aan derden verstrekt. We gebruiken uw e-mailadres om uw eigen van de Checklist E-factureren toe te zenden. Als u op de hoogte gehouden wil worden van nieuwe (gratis) versies van de Checklist en andere ontwikkelingen, dan gebruiken we uw e-mailadres daarvoor. Dat is het.

De Stichting E-factureren heeft informatie verzameld en ontvangen van de organisaties die nadrukkelijke een rol spelen bij dit onderwerp:

• Stichting ITO
• Stichting Steunpunt Acquisitiefraude
• Stichting ECP-EPN
• SRA
• Consumentenbond
• Belastingdienst
• Organisaties die het Keurmerk E-factureren voeren.
• Ministerie van Economische Zaken
• Adviesbureau GBNED
• en natuurlijk Factuurwijzer.

De Checklist is bedoeld als zelftoets voor iedereen die aan de slag wil met e-factureren. Het Keurmerk E-factureren is bedoeld voor organisaties die zoveel mogelijk adoptie/ rendement uit e-factureren willen halen. Het certficaat is voor professionele partijen die e-factureren als dienst/oplossing aanbieden.

(Klik op de afbeelding om de gehele tabel te bekijken).

De Toolbox is een gereedschapskist met handige instrumenten, waaronder: de Checklist E-factureren, stukken tekst om in algemene voorwaarden te plaatsen, voorbeeldbrieven en dergelijke.

De Toolbox is alleen beschikbaar voor keurmerkvoerders en niet los verkrijgbaar. Hiermee kunnen zij nog meer rendement halen uit het Keurmerk E-factureren. Bijvoorbeeld door de mogelijkheid om Checklist E-factureren te ‘branden’ met hun eigen logo, bedrijfsnaam, opmaak en te voorzien van hun bedrijfsprofiel. Hierdoor kunnen keurmerkvoerders op hun beurt hun klanten/leveranciers weer helpen bij de overstap op e-factureren.

Helaas niet. De Checklist E-factureren is namelijk een zelftoets, een self-assessment. Binnen het kader van deze checklist kunnen we niet controleren of en hoe verbeteringen zijn doorgevoerd. We kunnen dan ook geen ‘stickertje’ uitdelen.

U kunt wel het logo gaan voeren van het Keurmerk E-factureren, als u denkt dat u kunt voldoen aan de basisprincipes. Daarnaast wordt hard gewerkt aan het Certificaat E-factureren.

Nadat u de onderwerpen van uw voorkeur hebt aangevinkt, ontvangt u de Checklist E-factureren op het e-mailadres dat u ons hebt doorgegeven.

Dit zijn de vragen waarop de Checklist antwoord geeft:

• E-factureren, de basis: “Hoe kijkt de belastingdienst tegen e-factureren aan”
• Inhoud: fiscale eisen: “Welke gegevens moeten in een factuur komen te staan?”
• Inhoud: eenvoudige factuur: “Wanneer mag ik een eenvoudige factuur gebruiken?”
• Inhoud: duidelijk en begrijpelijk: “Begrijpt de klant onze factuur eigenlijk wel?”
• Inhoud: betaalinstructies: “Hoe kan de klant onze factuur betalen?”
• Meer informatie: “Waar is meer informatie over e-factureren te vinden?”
• Factuur maken: “Wat komt er bij kijken als ik een factuur genereer?”
• Verzenden/presenteren: “Welke formaten en kanalen bieden we onze klanten aan?”
• Ontvangen: “De verkoopfactuur wordt een inkoopfactuur. Wat nu?”
• Controleren: “Hoe wordt een elektronische factuur gecontroleerd?”
• Stamgegevens beheren: “Wat stamgegevens en hoe beheer ik ze?”
• Archiveren: “Hoe voorkom ik digitale dementie?”
• Controleerbaarheid waarborgen: “Hoe voldoe ik aan de controle-voorwaarden?”
• Adoptie: “Hoe gaan (zoveel mogelijk van) mijn klanten akkoord?”
• Acquisitiefraude: “Voorkom dat u onterecht facturen betaald!”
• Keurmerk E-factureren: “Laat zien dat u aan de voorwaarden voldoet!”

Lees per onderwerp de checklistitems door. Beoordeel per checklistitem of uw organisatie er wel aan voldoet (vinkje), of uw organisatie er niet aan voldoet (kruisje) of dat dit niet op uw organisatie van toepassing is (streepje). Zo weet u meteen waaraan u nog aandacht kunt of moet besteden.

Met de scores per onderwerp kunt u vervolgens aan de slag om uw facturatie fiscaal en communicatief te verbeteren. Komt u er niet uit, dan kunt u altijd contact met ons opnemen.

De onafhankelijke Stichting Waarborg E-factureren. Deze is speciaal opgericht voor het Keurmerk E-factureren.

Ja, Stichting Waarborg E-factureren wordt gecontroleerd aan de hand van de Keurmerkentoets. Deze toets wordt uitgevoerd door de Raad van de Accreditatie.

Het uitvoeren van deze toets is niet verplicht. De stichting vindt het belangrijk deze toets juist vrijwillig te ondergaan. Zo onderscheidt het zich duidelijk van heel veel andere keurmerken. Bovendien laat de stichting zien haar verantwoordelijkheid te nemen.