Voorkom valkuilen met de Checklist E-factureren

Keuzestress?

Klik dan op één van de voorselecties:

• Alles selecteren / deselecteren

Kies een doelgroep:

• Ik ben ZZP'er
• Ik ben een (middel)groot bedrijf
• Ik besteed e-factureren uit

Of kies een thema:

• Verkoopfacturen verzenden
• Gestructureerd gegevens uitwisselen
• Inkoopfacturen verwerken
• Fiscale controleprocessen

Onderwerpen

Of selecteer zelf de gewenste onderwerpen:

	Inhoud: fiscale eisen Welke gegevens moeten in een factuur komen te staan? Als u een factuur uitreikt aan uw klant, dan moet uw factuur aan de wettelijke eisen voldoen. Als uw facturen niet aan deze eisen voldoen, is het mogelijk dat uw afnemer geen recht heeft op aftrek van BTW. Dit hoofstuk beschrijft welke gegevens facturen in elk geval moeten bevatten.
	Inhoud: eenvoudige factuur Wanneer mag ik een eenvoudige factuur gebruiken? Allereerst is het toegestaan (en misschien wel verplicht) om een eenvoudige factuur uit te reiken aan uw zakelijke klant, als het factuurbedrag minder dan 200 euro bedraagt. Daarnaast is de eenvoudige factuur bij zakelijke klanten ook te gebruiken bij creditnota’s en bij binnenlandse prestaties die zijn vrijgesteld van BTW. Tot slot moet de eenvoudige factuur worden gebruikt, als van u wordt verlangd dat u een factuur uitreikt aan uw consumentenklant.
	Inhoud: duidelijk en begrijpelijk Begrijpt uw klant uw factuur eigenlijk wel? Een factuur moet niet alleen alle verplichte gegevens bevatten. Een factuur moet bovendien voor elke klant duidelijk zijn. Dat vermindert vragen en klachten en verhoogt de kans dat de klant op tijd betaalt.
	Inhoud: betaalinstructies Hoe kan uw klant uw factuur betalen? Factureren is een kwestie van geven en krijgen. Goed geven stimuleert het betaalgedrag. Duidelijke informatie over betaalinstructies helpt daarbij. Hieronder volgen tips die u helpen om de betaalinstructies duidelijk bij uw klant over te brengen.
	Factuur maken Wat komt er bij kijken als ik een factuur genereer? Zodra alle factuurgegevens beschikbaar zijn, kan de factuur worden aangemaakt in het boekhoudpakket. Degene die de factuur maakt (u, of een ander) moet ervoor zorgen dat de factuur is gemaakt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en dat het aansluit bij het voorbereidingsproces: het verzamelen van de factuurgegevens.
	Verzenden Welke formaten en kanalen beiden we onze klanten aan? Deze stap betreft het verzenden, uitwisselen of ter beschikking stellen van de elektronische factuur richting de ontvangende partij: uw klant. We maken daarbij geen onderscheid in het bestandsformaat, het kanaal, het afleveradres of de manier waarop de factuur wordt verzonden.
	Ontvangen De verkoopfactuur wordt een inkoopfactuur. Wat nu? In deze stap wordt de factuur de verantwoordelijkheid van u als klant: de koper. Daarmee ondergaat de factuur een gedaantewisseling: de verkoopfactuur wordt een inkoopfactuur. De factuur krijgt nu te maken met controleprocessen die bij u als klant horen.
	Controleren Hoe wordt een elektronische factuur gecontroleerd? De Belastingdienst onderscheidt diverse controlevormen: technische controle, formele controle en inhoudelijke controle. Bij de technische controle wordt het transport van de factuur(gegevens) gecontroleerd. Bij de formele controle wordt gekeken of aan de afgesproken formaliteiten is voldaan. Bij de inhoudelijke controle wordt bekeken of de factuur zelf klopt.
	Stamgegevens beheren Wat zijn stamgegevens en hoe beheer ik ze? Stamgegevens zijn gegevens die stabiel zijn over langere tijdsperioden, zoals de debiteur- en crediteurgegevens, fysieke/digitale adressen en identificatienummers zoals BTW-, Duns-, GS1- en GLN nummers. Voor producten of diensten kunnen stamgegevens productnamen, beschrijvingen, belastingtarieven en identificatiecodes zoals EAN codes omvatten.
	Archiveren Hoe voorkom ik digitale dementie? Bij e-factureren denken we vooral aan het aanmaken, verzenden, ontvangen en verwerken van factuurinformatie. Het archiveren van factuurinformatie is, samen met alle andere administratie, net zo belangrijk als alle voorgaande processen tezamen. Door deze informatie goed te archiveren voorkomt u digitale dementie.
	Controleerbaarheid waarborgen Hoe voldoe ik aan de controle voorwaarden? Daar is geen eenduidig kort antwoord voor te geven. Dat komt doordat de Nederlandse wetgeving op dit punt uitgaat van principes in plaats van concrete eisen. Bij het waarborgen van controleerbaarheid staan authenticiteit en integriteit centraal. Bij de controle onderscheid de Belastingdienst drie modellen. Het basismodel, het uitgebreide model en het model bij het uitbesteden van (e-)factuurdiensten.
	Adoptie Hoe gaan (zoveel mogelijk van) mijn klanten akkoord? Het is van belang uw klanten en leveranciers voor te bereiden op uw overstap op e-factureren en hun rol daarin. Dat levert een aantal voordelen op: (1) uw klanten of toeleveranciers worden niet verrast door uw overstap tot e-factureren en (2) de kans is groot dat u een hogere adoptiegraad bereikt dan wanneer u stilletjes op e-factureren overstapt. Voorbeelden van instrumenten vind u in dit hoofdstuk.
	Acquisitiefraude Voorkom dat u onterechte facturen betaalt! Acquisitiefraude kost Nederlandse ondernemers honderden miljoenen euro’s per jaar. Acquisitiefraude houdt onder meer in dat er facturen worden gezonden voor producten of diensten die nooit geleverd zijn en ook nooit geleverd zullen worden. Naarmate e-efactureren toeneemt, neemt ook het aantal digitale spookfacturen toe.